Rychlý úvod do business analýzy pro managery

První setkání s business analýzou je pro většinu lidí asi tak stejně přínosný jako setkání s IT. Vypadá to jako velká věda, málokdo tomu rozumí a jen občas si člověk říká, zdali je to opravdu k něčemu užitečné. Hrozné setkání? Vůbec ne. Daleko horší je setkat se s business analýzou po proinvestovaných stovkách tisíc či desítkách milionů korun. I takové příběhy znám.

Prvním nedorozuměním bývá už to k čemu business analýza má vůbec sloužit. Často vidím, že vedení společnosti ji považuje za věc potřebnou, však ne natolik, aby se do ní muselo zapojovat. To je přece taková ta technikálie, která je potřeba abychom u nás zavedli ten CRM, ERP, IS (doplňte dle dle své potřeby).

Business analýza bývá nejslabším místem celého řešení

V roce 2013 Deloitte zjistili v jejich průzkumu, že 42% CIO (Chief Information Officer) považuje business analýzu za jejich nejslabší místo. Aby ne. Udělat opravdu kvalitní business analýzu, která obsahuje vše co má, je konzistentní a není ji potřeba několikrát opravovat, to je docela těžká věc.

Proč? Hned z několika důvodů.

Prvním je, že analyzovaná oblast je pro analytika zcela novým nepopsaným územím. Každá firma je nějakým způsobem jiná a i když znalosti z podobného oboru můžou zefektivnit jeho práci, můžou ji někdy stejným způsobem i zkomplikovat. Takže vždy začínáme na zelené louce anebo téměř na zelené louce. Chvála bohu, když se později ukáže, že je na co navazovat.

Druhým důvodem jsou znalosti a přehled analytika. Na jedné straně k němu přichází business požadavky, na druhé je realita firmy a na další technická a projektová omezení.  V ideálním případě.  V tom méně ideálním musím být schopen určit a hlavně definovat rámec zadání, který na začátku analýzy nemusí být úplně jasně daný.

Na to navazuje třetí důvod, musí být schopen rozlišit mezi tím, kdy zadavatel popisuje co chce a mezi tím kdy si sám dělá jasno a tvoří. Taková spolutvorba zadání může být velmi užitečná pro výsledek, ovšem zabere mnohem více času se od běžné analýzy očekává a zejména pro nezkušeného analytika může být rychlou cestou k šílenství.  Proč? Protože nabude pocitu, že se mu zadání pod rukama neustále mění.

Metodický přístup zabraňuje ztrátám

Business analýzu je možné zpracovávat intuitivně a nebo jet podle podle připravených metodik či standardů. jedním z nich je BABOK. jen krátce několik slov k němu.

BABOK (Business Analysis Body of Knowledge) je standard vydaný  IIBA – International Institute of Business Analysis. Můžeme se na něj dívat jako na znalostní rámec potřebný pro business analýzu.

Svým způsobem je podobný např. PMBOOK což je něco obdobného, ale určeného pro project managery. BABOK obsahuje popis několika oblastí znalostí. Tyto oblasti se trochu měnily oproti starším verzím a tak mnou popisované odpovídají poslední verzi 3 z roku 2015.

Jednotlivé znalostní oblasti:

• Business analýza, plánování a monitoring
• Sběr a zpracování znalostí a spolupráce (nevím jak lépe přeložit slovo Elicitation)
• Požadavky na životní cyklus
• Analýza strategie
• Analýza požadavků a definice návrhů
• Ověření řešení

V tomto bodě je vhodné dodat, že dobrou analýzu lze udělat i bez BABOK, ale mnoho z těch, které jsem viděl a které nerespektovaly BABOK, vedly k problémům v budoucnu. Důvod proč se analýza BABOK nedrží je buď, že analytik BABOK nezná a zadavatel na něm netrvá (většinou ho ani nenapadne, že by na BABOK nebo něčem obdobném měl trvat) a nebo prostě to, že bez BABOK lze udělat analýzu rychleji, snadněji a tak se ukousne méně z rozpočtu projektu,  je to dřív hotovo a někdy to tak stačí. Do prvního většího problému, který si pak zákazník bohužel často připlatí.

Pokud analytik BABOK zná, tak ho stejně podvědomě používá a některé kroky provádí sice v nějaké zkrácené podobě, ale provádí je. Každopádně BABOK bych se chtěl věnovat v samostatném článku, kde se dozvíte více.

Analýza ve Wordu je dobrý výstup pro zadavatele, ale problematický nástroj pro analytika

Jedním z velkých rizik analýzy je schopnost analytika vše zapsat a současně udržovat v případě změn. A že změny budou je snad jediná jistota, kterou může mít. Je celkem běžné, že v průběhu analýzy člověk naráží na nové agendy, které nikde a nikdy nebyly zmíněné, na procesy, které mají vliv na již zpracovanou BA atd.

Také zadavatel občas, když se mu to celé rozleží v hlavě, přijde s celkem konstruktivními nápady na vylepšení toho jak by věci měli být, ale pro analytika je to někdy zážitek jako zásah vidlemi do zad.  Problém je v tom, že do té doby konzistentní business analýza najednou začne vykazovat drobné nekonzistence a dost často je tento okamžik bodem zlomu, který indikuje, že bude hůř.

Pokud analytik píše analýzu ve Wordu, tak může u každé takové změny přemýšlet kde všude ona změna má nějaký dopad, dohledávat, přepisovat, kontrolovat a tak změna jedné věty může být v kritickém případě na docela hodně hodin práce.

Jaké nástroje používáš, takový jsi

Nebojte, nejedná se o nástroje architekta budov, ale architekta systému či řešení. Existuje celá řada nástrojů, které analytik může použít. K těm nejlépe dostupným patří Sparx Enterprise Architect. Díky němu není analytik lapen do jednorozměrného světa posloupnosti wordových stránek, ale může skutečně modelovat.

Pokud něco chybí, tak není problém chybějící entity doplnit a je mnohem snazší najít vztahy v niž je, je mnohem snazší je měnit a hlavně bez ztráty konzistence celé business analýzy.

Zadavatel preferuje srozumitelnost

Lze se pohybovat v několika úrovních zápisu busienss analýzy a to dle jejího konzumenta. Tou základní je úroveň určená pro zadavatele, kterému se ideálně v prvním kroku předkládají případy užití jakožto jakýsi zápis jeho znalostí a požadavků.

Enterprise Architect je ovšem něco co je pro zadavatele často  nesrozumitelné, ale lze z něho vygenerovat onen Word , který už přečte prakticky každý. Jen je třeba myslet na to, že k něčemu takovému dojde, aby vytvořený výsledek nevypadal jako jaderná elektrárna v níž je popisovaný každý spár mezi dvěma panely.

Po případech užití pak následují datové modely, procesní modely a další, které lze v rámci EA docela pěkně modelovat.

Výsledek je, že obě strany mohou být spokojeny. Analytik má nástroj, který potřebuje a zadavatel výstup, kterému rozumí.

Technický realizátor preferuje preciznost

Business analytik má vždy více zákazníků. Tím druhým je technologický realizátor. Pro něj je BA něčím co mu umožní rychle, efektivně a konzistentně se zorientovat v tom co je zadáno a současně dle toho dokáže pracovat. K tomu ale může být potřeba více detailů než které vidí zadavatel, kterého by mohly navíc i mást. Proč? Protože často není technolog a popisovat mu jak probíhá komunikace na úrovní TCP/IP protokolem XMMP, by pro něj nebylo ani užitečné.

Investor a business vlastník preferují užitečnost a spolehlivost

To je jeden z nejdůležitějších pohledů, pro nějž je business analýza významným základem. Mimo jiné nabízí podklady pro odpovědi na  otázky jako jsou: „kolik to bude skutečně stát?“, „kdy to budeme moci používat? “ apod.

Je to okamžik pro ověření a naplánování reálného vlivu na business v čase. je to také okamžik případně upřesnění nejen technologické stránky projektu, ale i business projektu jako takového – od zákazníků počínaje a penězmi ve firemní pokladně konče.

Mimo jiné také je to chvile ke kontrole business priorit.

Největší rizika jsou vždy ta, která jsme podcenili

Na každé cestě je vždy mnoho překážet. Některé je možné eliminovat dopředu a to ať použitím specializovaných nástrojů, metodik, standardů apod. a některé je třeba hlídat a řešit za pochodu. Jejich úspěšné zvládnutí pak hodně stojí na zkušenostech, kvalitě a odpovědnosti lidí, kteří se na vývoji podílí.

To největší riziko však je vždy jedno – celkem přirozená schopnost některá rizika podcenit. A business analýza bývá tou první obětí, která je na ráně. Bylo li to užitečné se vždy ukáže až v budoucnu, kdy je pozdě řešit některé věci a mnohdy to již nelze bezbolestně.