Efektivní poznámky při business analýze rozsáhlých systémů

Pokud mapujete neznámý systém, ať už kvůli implementaci informačního systému nebo zavádění podnikových změn, můžete k tomu přistupovat mnoha způsoby. Tím prvním je realizovat pohovory, procházet informační systémy a tak nějak v hlavě si rovnat jak to asi vše funguje. A pak se to snažit nějak zapsat.

Je to v tom ale hned několik úskalí:

• drtivá většina systémů (představte si například obchodní systém) nemá lineární chování – obsahuje řadu alternativ, výjimek, podmínek apod., které je třeba podchytit tak, aby to business nejenže neblokovalo, ale umožňovalo mu se rozvíjet.
• pokud si vytváříme v průběhu analýzy a modelování řešení poznámky, vytváříme si je lineárně. Prostě tak jak přichází. Pak si je zpětně procházíme, abychom z toho zpracovali popis či zadání toho co je žádáno – opět v lineární podobě např. v MS Wordu.

Položme si otázku, co kdyby bylo možné již popis aktuálního stavu a návrh řešení zapisovat tak jak v systému je – tedy včetně všech vazeb, hranic systému, účastníků systému i toho co se v systému děje? Nebylo by to užitečnější?

Odpověď je, že bylo.  Dokonce by to zvýšilo šanci, že výsledek bude konzistentnější a ucelenější než, když k tomu použijeme nástroje, které nám umožní jen prostá zápis bez toho, aby sledovaly co vlastně zapisujeme a v jakých vztazích k sobě to je apod.

Podniková architektura jinak – Enterprise Architect

S Enterprise Architectem (dále též EA) jsem se setkal před caa 10 lety. Tehdy jsme pomocí něho popisovali interní firemní procesy. EA je produkt australské firmy Sparx Systems. Je určen k systémové analýze a návrhu.

Na jedné straně pomocí EA můžete popsat stávající systém a zpracovat business analýzu nového, ale v návaznosti na ně modelovat dál  a dál, až dorazíte k databázovým návrhům a vlastní implementaci systému.

Můj první dojem byl asi podobný dojmu, který z EA má většina lidí – mocný nástroj, které je složité použít. Tenhle přístup má však jednu nevýhodu – s EA se nikdy nenaučíte pracovat a stále vás to bude házet zpět do dokumentace v MS Wordu s obrázky z MS Visio.

Je totiž pravdou, že zpracovávat analýzy a návrhy řešení v MS Wordu je pro mnoho lidí mnohem jednoduší a to z prostého důvodu: prostě MS Word už znají a umí sním pracovat.

Na druhou stranu je stejnou pravdou, že díky EA je mnohem větší šance, že se vám podaří systém popsat a navrhnout konzistentněji a výsledek bude ucelený bez bílých míst. Právě tyto bílá místa totiž stojí nejvíc – prodražují implementaci a zejména pak nasazení a vedou k četným konfliktům mezi dodavatelem a odběratelem, ale i mezi interními uživateli u odběratele.

Proč EA používat i jako nástroj na poznámky? 

Ve zkratce proto, že přímo v něm můžete tvořit Use Case (dále též UC)  – návrhy užití, které definují chování systému, jeho hranice a účastníky systému. A hlavně na základě kterých lze dále rozpracovávat hlubší analýzu.

Přiznám se však na rovinu, že k UC jsem měl vždy dosti skeptický přístup. Vadilo mi zřejmě to, že musím při popisu dodržovat nějaké konvence (což je mimochodem výhoda!), ale i to, že jsem nechápal a v praxi neviděl reálný přínos.

Pokud nemáte nástroj, který vám UC umožní efektivně vytvářet, musí se dostavit takový pocit téměř automaticky. Ono popisovat a kreslit UC ve Wordu a ve Visio působí víc jako buzerace než jako reálná výhoda.

Pokud nemáte rádi učetnictví, asi víte o čem mluvím. Jenže ono to může být i jinak. Enterprise Architect umožňuje provádět zápis online i bez toho, abyste přeskakovali mezi několika aplikacemi a navíc, pokud mu to dovolíte, tak vás i povede.

Mnohem snáze ji si všimnete, že máte v systému účastníka, který se vlastně ničeho neúčastní – tak proč tam je? Mnohem snázeji se soustředíte na omezení jednotlivých Use Case, na hranice systémů neb součástí analýzy je jich prakticky vždy více apod. Prostě máte mnohem větší a ucelenější náhled na to co se popisujete a modelujete.

EA má ještě jednu výhodu – je poměrně levný a dle edice stojí v řádech několika tisícikorun.

EA jako zápisník? Jak? 

Když jsem realizoval business analýzy, všiml jsem si, že mé poznámky jsou velmi chaotické a není ani divu. Pokud vám uživatel popisuje jak vše funguje,tak tak stíháte nějak uhlazovat text a řešit jeho formulace a jediné na co je nutné se soustředit, je abyste později sám byl schopen přečíst to co jste si zapsal a něco vám z toho neuniklo.

S EA se práce muže lišit v jedné věci – zápis provádíte u jednotlivých Use Case a detaily si píšete přímo do nich. To, že je velká změna? No docela ano, protože už od začátku máte zápis strukturovaný.

Jak to vypadá? 

Docela jednoduše – nejčastěji “pendlujete” mezi vytvářením nových Use Case v rámci Use Case diagramu a doplňováním podrobností přímo do nich.

Nalevo vidíte Project Browser, který není můžeme pominout, důležitý je Use Case  diagram napravo. V něm vidíte jednotlivé případy užitá a záznam vztahů mezi nimi. Každý jednotlivý případ užití lze otevřít a doplnit k němu další podrobnosti tak jak je to k vidění na obrázku následujícím.

Zde je možné rozepsat se více to nestrukturovaně v General: description a nebo strukturovaně zapisovat požadavky či omezení kladená na daný případ užití, připojit vzory dokumentů, šablon nebo např. směrnic, které se tohoto případu užití dotýkají.

A to je vlastně vše. Tedy – přesněji řečeno není. Ve chvíli kdy takto máte vše zapsáno, můžete to přímo v EA analyzovat a dále rozpracovávat a nakonec – na základě toho a nebo ve vazbě na toto udělat procesní popisy či implementační návrh. ten samozřejmě už mohou vytvořit programátoři.

A co zadavatel? 

Je ještě jedna věc, kterou je nutné říct a to, že zadavatel typicky nevlastní licenci na EA a tak se na pohled zdá, že mu výstupy můžete tak akorát vytisknout. Ale i na to EA myslí a hotové modely můžete exportovat mimo jiné i do MS Wordu, jakožto svým způsobem univerzálně použitelného prezentačního formátu.